İşletmeler için tüm finansal prosedürlerin titizlikle takip edilmesi son derece önemlidir. Bu tarz işlemler arasında fatura, makbuz gibi konular kafa karıştırıcı olabilse de sıklıkla merak edilenler arasında yer alırlar. Mal ve hizmet satışının vazgeçilmez parçalarından birisi olan tahsilat makbuzu da en önemli belgeler arasında yer alır. Alıcı ve satıcı tarafları hukuki açıdan koruyan bu belge ön muhasebenin temellerinden birisidir.
İçindekiler
Tahsilat Makbuzu Nedir?
Makbuz, her türlü alım satım işlemlerinde kullanılan, tarihi ve ticareti yapılan ürün ya da hizmeti kayıt altına alan önemli bir dökümandır. Makbuzlar hem vergilendirme açısından büyük önem taşır, hem de hukuki anlaşmazlıkların çözülmesinde büyük rol oynar. Ticari iş süreçlerinde işin akışının doğru biçimde sağlanmasını sağlayan makbuzlardan birisi de tahsilat makbuzudur.
Tahsilat makbuzu, satışı yapılan ürünün ya da hizmetin ücreti ödendiğinde kesilir. Diğer bir deyişle ürünü ya da hizmeti sağlayan taraf parayı tahsil ettiğinde bu belgeyi düzenler, makbuzun ismi de buradan gelir. Firma yaptığı satışa karşılık ödeme aldığında tahsilat makbuzu doldurma yükümlülüğüne sahiptir, yani ücretin sadece belirli bir kısmı ödense de bu makbuz kesilir. Eğer bir üründe iskonto uygulandıysa faturada iskonto oranının belirtilmesi gerekir.
Tahsilat makbuzunun kesilmesi için herhangi bir kıymetli evrak, para, mal gibi değerlerin alıcı taraftan satıcı tarafa teslim edilmiş olması gerekir. Satıcı taraf sunduğu hizmete ya da sattığı mala karşılık olarak herhangi bir gelir elde ettiğinde bu makbuzu keser. Lakin, bazı durumlarda tahsilat makbuzu kesilmesine gerek yoktur. Banka üzerinden havale ya da EFT gibi şekillerde ödeme yapıldığında, yazar kasadan fiş kesildiğinde ya da kredi kartıyla ödeme yapıldığında bu belgeyi doldurmaya gerek duyulmaz. Bu tür durumlarda tahsilat makbuzunun doldurulmama sebebi ödemenin zaten kayıt altında olmasıdır.
Tahsilat Makbuzu Nasıl Doldurulur?
Tahsilat makbuzu doldurmadan önce belgenin üzerinde gerekil her bilginin yer alıp almadığı kontrol edilmelidir. Belge üzerinde kesinlikle yer alması gereken bilgiler firma logosu, adres bilgisi ve seri no olarak özetlenebilir. Çoğu firma kolaylık açısından bu bilgilere zaten sahip tahsilat makbuzu örneği kullanır. Sonraki adımda tarih, isim gibi bilgiler doldurulur. Tahsilat makbuzu muhasebe kaydı açısından önemli bir belge olduğundan yazılan tarihin ödemenin alındığı gün olmasına dikkat edilir. Makbuzu düzenleyen kişinin dolduracağı alanlar şu şekilde sıralanabilir:
- Ad, soyad
- Unvan
- Adres
- Telefon numarası
- Makbuzun düzenlendiği tarih
- Ödeme tutarı
- Ödemenin neden yapıldığı
Makbuzu düzenleyen kişi bu bilgileri girdikten sonra ödemeyi yapan şahıs adını ve soyadını doldurarak imzasını atabilir. Tüm bilgiler doldurulduktan ve iki taraf da imza attıktan sonra makbuz düzenlenmiş olur. İki nüsha hâlinde düzenlenen tahsilat makbuzunu hem alıcı hem satıcı saklamalıdır.
Tahsilat Makbuzu Doldururken Dikkat Edilmesi Gerekenler Nelerdir?
Şirketlerin bütçe planlama gibi aşamalarında büyük rol oynayan makbuzun doldurulması özen gerektiren bir süreçtir. Tahsilat makbuzu düzenlenirken dikkat edilmesi gereken unsurların başında bilgilerin doğruluğu gelir. Herhangi bir yanlışlık yapıldığında makbuz sonradan yasal ve finansal sıkıntılara yol açabilir. Aynı zamanda makbuzda boş bırakılan alanlara çizgi atmak makbuzun sonradan değiştirilmesini engelleyerek yasal anlamda koruma sağlar. İstenmeyen durumların önüne geçmek için ödeme tutarını hem sayı ile hem de yazı ile yazmak da önemlidir. Dikkat edilecek unsurlara ödemenin çek ile yapılması hâlinde çek numarasının ve hangi bankaya ait olduğunun bilgisinin yazılması da eklenebilir.
Mali İşlemlerinizi Gösteren Tahsilat Makbuzu Nasıl Kesilir?
Tahsilat makbuz belgesini eksiksiz doldurarak imzalar atıldığında makbuz kesilmiş olur. Tahsilat makbuzu örneği dolu hâle getirilirken bilgiler iki nüshaya yazılır çünkü iki taraf da bu belgeyi saklamakta yükümlüdür. İki kopya da kontrol edilip gerekli kaşe ve imzalar atıldığı an makbuz kesilmiş kabul edilir.
Finansal İşlemlerdeki Güvence: Tahsilat Makbuzu Nerelerde Kullanılır?
Tahsilat makbuzu kullanımı yasada belirlenen çerçevelerde yapılır. En geniş tabirle herhangi bir mal ya da hizmet karşılığında ödeme alındığında bu makbuzun kesilmesi gerekir. Lakin bu tanıma ek olarak birkaç kısıtlama ve düzenleme vardır. Örneğin kredi kartı, yazar kasa, EFT, havale gibi araçlarla gerçekleştirilen ödemelerde bu makbuzun kesilmesi gerekmez. Bu yollarla ödeme yapılması durumunda zaten fiş, slip, dekont gibi şekillerde ödeme belgelenir. Ödeme zaten belgeleniyor olduğu için ise tahsilat makbuzu kesmeye gerek kalmaz. Diğer bir önemli nokta 7.000 Türk Lirası sınırıdır. Bu miktarın üzerinde yapılan ödemeler finans kuruluşları, PTT ya da bankalar aracılığıyla yapılmalıdır. Dolayısıyla tahsilat makbuzu 7.000 TL altındaki ödemelerde kullanılır.
Tahsilat Makbuzu Örneği
Tahsilat makbuzu örneği firmaların işini kolaylaştırır. Önceden hazırlanan örnek makbuzlar ile her seferinde tüm işlemlerin baştan yapılmasının önüne geçilir. Hazırlanan örnek belgelerde genellikle firmanın logosu, ismi, adresi gibi değişmeyen bölgeler yer alır. Makbuzun kesilmesi gereken durumlarda örnek belge üzerine ödeyenin ismi, ödediği para miktarı,işlemin tarihi gibi değişen bilgiler girilir. Jestiyon’da makbuz örneği bulabilir, konuyla ilgili dilediğiniz yardımı alabilirsiniz.
