İçindekiler
Ön Muhasebe Nedir?
Elinizdeki verilerin temel işlemler için hazırlanması anlamına gelen ön muhasebe; makbuzları toplamak, bilgileri girmek ve hesapların takibiyle ilgilenir. Tüm bu süreçte amaç; muhasebe işlemlerinin doğruluğunu ve verimliliğini artırmaktır. Ön muhasebe sırasında şirketin finansal bakımdan doğru bir şekilde yönetilmesini mümkün kılan verilerin eksiksiz işlenmesi ve takip edilmesi sağlanır.
Bir işletmenin mali kayıtlarından tahsilat işlemlerine kadar uzanan pek çok süreci kapsayan ön muhasebe, son derece titiz bir çalışma gerektirir. Gelir vergisi, mükellef ve cari hesap başta olmak üzere çeşitli ön muhasebe terimlerini bilmeniz bu süreci daha iyi ve başarılı bir şekilde yönetmenize olanak tanır. Bu alanda uzman olan bir eleman söz konusu terimlere ve ilgili yazılımlara dair bilgi sahibi olmalıdır.
Ön Muhasebe Başlıca Hangi Hizmetleri Verir?
Ön muhasebe, şirket içi para süreçlerinin kontrol edilmesini sağlayan iş akışlarından oluşur. Bu uygulamanın kapsamına giren başlıca hizmetler; fatura kesimi ve takibi, banka hesapları, kredi kartı işlemleri, cari hesap takibi, personel maaş ve bordro işlemleri olarak sıralanabilir.
Fatura Kesme ve Takibi
Ön muhasebe fatura kesme ve takip işlemleri bütçenizin kontrolünü sağlamanız bakımından son derece önemlidir. Bu hizmet sayesinde şirket içerisinde alım-satım işlemlerinin doğru bir şekilde takip edilmesi mümkün hâle gelir. Fatura formatına uygun bir şablon hazırladıktan sonra bu işlemi kolaylıkla yapabilirsiniz. Ön muhasebe fatura kesimi doğru yapıldığında işletmenizin finansal işlemlerinde açık oluşmasının önüne geçebilirsiniz.
Banka Hesapları ve Kredi Kartı İşlemleri
Ön muhasebe kayıtları düzgün tutulduğunda banka hesaplarının doğru bir şekilde takip edilmesi mümkün hâle gelir. Banka hesapları ve kredi kartları vasıtasıyla gerçekleştirilen havalelerden tahsilat işlemlerine kadar uzanan bir sürecin kontrol edilmesi de ön muhasebenin görev tanımına dâhildir.
Cari Hesap Takibi
Cari hesaplar, tedarikçi ve müşterilerin işlemlerinin yapıldığı yerlerdir. Ön muhasebe cari hesap takibi aşamasında sektör farketmeksizin müşteri veya tedarikçilerle olan kredi-borç ilişkisini kontrol eder. Ayrıca rapor yazarken ve anlaşmazlıkları çözerken bu bilgiden yararlanılabilir.
Personel Maaş ve Bordro İşlemleri
Ön muhasebe işlemleri arasında önemli bir yeri olan personel maaş ve bordro işlemleri sayesinde çalışanlarınıza ödediğiniz ücreti doğru bir şekilde takip edebilirsiniz. Personellerinize ödediğiniz aylık maaşın belgelendirilmesi anlamına gelen bordroya ayrıca vergi ve kesintiler de dâhil olduğu için tam bir hesap yapılabilmesi adına bu işlemin takip edilmesi son derece önemli.
KDV Beyannameleri ve Diğer Vergi Beyannameleri Hazırlığı
Türk vergi sistemi beyana dayalı olduğu için ön muhasebe işlemlerinin belirli bir bölümü bu süreçlerin yürütülmesine ayrılır. KDV beyannamesi ile mükellefler, yaptıkları satışlara yansıtan vergi oranını devlete bildirirler. KDV dışında kurumların, yıllık gelir vergilerini de beyan etmesi gerekir. Bu beyannameler belirli bir standartta ve kurallara riayet ederek yapılır.
Öne Çıkan Ön Muhasebe Programları Nelerdir?
Küçük ölçekli işletmeler için muhasebe işlemlerini defterle takip etmek etkili ve yeterli bir yöntem olabilir. Bununla beraber orta ve büyük ölçekli işletmeler finansal süreçleri doğru yönetmek için bir yazılıma gereksinim duyabilir. Ön muhasebe programı, banka hesapları ve kredi kartı işlemlerinin takibinden fatura kesilmesine kadar birçok işlemi içeren iş akışını kolaylaştıran entegrasyonlarla çalışır. Bu süreçlerdeki verimsizliklere etkili çözümler sunan ön muhasebe yazılımı çeşitleri arasında yer alan Quickbooks Online, Kashoo, Zoho Books ve Xero özellikle küçük işletmeler için idealdir. Daha büyük şirketler ise FreshBooks, FinancialForce Accounting ve Tally ERP gibi programları kullanabilirler. Bu yazılımlar doğru kullanıldığında ön muhasebe işlemleri kısa sürede ve verimli bir şekilde bitirilir. Söz konusu programlar, bir muhasebecinin görevlerini yerine getirerek iş yükünü büyük oranda azaltır.
Ön Muhasebe Hizmeti Almanın İşletme Performansına Etkisi Nedir?
Ön muhasebe, belli süreçleri kolaylaştırmanın ötesinde işletmenin performansının iyileştirilmesi hususunda temel bir role sahiptir. Bu uygulama, şirket içi karar verme süreçlerini de olumlu etkiler. Yöneticiler; maliyet tasarrufu ve yüksek riskli işlemlerden kaçınmak da dâhil olmak üzere kilit konularda doğru bilgilendirilir. İşletmenin finansal verilere tüm detaylarıyla hâkim olması, yöneticilerin daha doğru yatırım ve iş kararları alabilmesi anlamına gelir. Sonuç itibarıyla, ön muhasebe hizmeti doğru yürütüldüğünde işletmelerin geleceği de olumlu etkilenir.
Ön Muhasebe Hizmeti Almanın Yararları ve Dezavantajları Nelerdir?
Ön muhasebe, finans ekiplerinin çalıştıkları sistemleri optimize etmelerine yardımcı olur. İşlem sıklığı yoğun olan kuruluşlar için pek çok fayda sunan bu uygulamanın avantajları şu şekilde sıralanabilir:
- Ön muhasebe hizmetleri sayesinde her türlü faturalandırmanın doğru bir şekilde yapılması ve incelenmesi mümkündür. Böylece gözden kaçabilecek ufak detayların ileride büyük sorunlara yol açmasının önüne geçilir.
- İşletmenin stok takibinin titizlikle yürütülmesi, şirketin satın alımlarının daha verimli bir şekilde yapılmasını mümkün hâle getirir. Düzenli olarak takip edilen stoklar sayesinde satın alımların ne zaman ve ne kadar yapılacağı ile ilgili olarak kesin ve doğru kararlar verilir.
- İşletmenin nakit ve likidite durumunun doğru takip edilmesi sayesinde bu hususlardaki bilgiler sürekli güncel tutulur. Bu durumda ödemeler ve alacaklarla ilgili işlemlerin kusursuz bir şekilde gerçekleştirilmesi için gerekli aksiyonlar alınır.
- Faturalandırma gibi yavaş süreçlerin otomatikleştirilmesi ile finans departmanı başta olmak üzere şirket içerisindeki tüm ekipler zamandan tasarruf eder. Bu sayede satın alımla ilgilenen personelin ve muhasebecinin üzerindeki stres de azalır.
- Geciktirilmesi durumunda yasal yaptırımlarla sonuçlanacak vergi ödemelerinin aksatılmadan gerçekleştirilmesi sağlanır.
Ön muhasebe hizmeti almanın dezavantajları daha ziyade online program kullanma noktasında açığa çıkıyor. Veri girişini ve raporlamayı kolaylaştırsa da bu uygulamalarının dezavantajlarını bilmeniz gerekir:
- Online ön muhasebe programı öğrenmeniz gereken bir sistemdir. Daha önce hiç böyle bir programla tecrübeniz yoksa terimler ve özelliklerin öğrenme süreci zorlayıcı olabilir.
- Ön muhasebe yazılımının sürekli olarak bakım gerektirir. Yeni sürümlerin yanı sıra tüm ekipman bakım gerektirdiği için bu programlarla uğraşmak zor olabilir. Bilgisayarınızı, monitörünüzü, yazıcınızı, internet bağlantınızı, modeminizi, yedekleme sürücünüzü ve işletim sisteminizden oluşan bir ekipmanı düzenli olarak kontrol etmek ve gereken bakımı sağlamak hem yetkinlik hem de zaman gerektirir.
- Yazılımların maliyeti de azımsanmayacak düzeydedir. Hatta bu programların kağıt tabanlı sistemlerle kıyaslandığında daha maliyetli olduğu söylenebilir. Bununla beraber yazılımlar sayesinde verimliliğin ciddi anlamda arttığı büyük şirketlerde ufak bir maliyet farkı göz ardı edilebilir.
Karmaşık ve meşakkatli bir dizi işlemi içeren ön muhasebe, avantajlarıyla dezavantajlarını tarttığınızda etkinliğini ortaya koyan bir uygulamadır. Bu süreci ister profesyonel bir yazılımla ister manuel olarak yürütün her adımın ve aşamanın doğruluğundan emin olduğunuz sürece şirketinize büyük oranda fayda sağlayabilirsiniz.
Ön Muhasebe Hizmeti için Doğru Seçim: Jestiyon!
Kolay hesap takibinden cari hesap yönetimine kadar uzanan pek çok özellik sunan Jestiyon, işletmenizin finansal faaliyetlerini daha etkin bir şekilde yönetmek için kullanacağınız en doğru yazılımdır. İşinde uzman bir muhasebe elemanıyla çalışsanız da bu sürecin kusursuz ve eksiksiz yürütülmesini garanti etmeyebilir. Türkiye’nin en kapsamlı muhasebe programı Jestiyon, pek çok işlemi tek bir platform üzerinden yürütmenize olanak tanır. Jestiyon’un uygulaması üzerinden tahsilat ve ödeme bilgilerinden cari hesap takibine kadar pek çok süreci kontrol edebilirsiniz. En hızlı, etkin süreç kontrol ve takip imkânı sunan Jestiyon programının kolay masraf yönetimi özelliğiyle ödemelerinizi mobil uygulamadan yapabilirsiniz. Bu noktada tek yapmanız gereken ise harcama belgelerinizin fotoğrafını uygulamaya yüklemektir. Siz de iş akışlarınızı kusursuz bir şekilde takip etmek ve ön muhasebe işlemlerini kolayca düzenlemek için Jestiyon’u tercih edebilirsiniz.
