Resmî süreçlerdeki dijital dönüşüm, hemen hemen tüm belgelerin online ortama taşınmasının önünü açmıştır. Faturaların elektronik olarak düzenlenmesi, arşivlenmesi ve raporlanmasını sağlayan e-Arşiv de dijitalleşmeyle beraber gelen yenilikler arasındadır. Özel entegratörler aracılığıyla, Gelir İdaresi Başkanlığı portalı üzerinden ya da işletmelerin muhasebe sistemlerine entegre edilerek kullanılan bu elektronik belgeye dair detayları yazının devamından öğrenebilirsiniz.
İçindekiler
e-Arşiv Fatura Nedir?
e-Arşiv Fatura, özetle faturaların elektronik ortama taşınmış hâlidir. Belirli limitlerin üzerinde ciro elde eden işletmelerin e-Arşiv Fatura düzenlemesi zorunludur. Ancak cirosu belirtilen sınırın altında kalan işletmeler de faturalarını bu sistemde oluşturabilir. Ticari işlemlerin ardından hazırlanan fiziki belgelerin yerini alan e-Arşiv Fatura, düzenlemeden raporlamaya kadar farklı işlemleri kapsar. İşletmeler, bu online sistem aracılığıyla elektronik fatura oluşturabilir, ibraz edebilir, saklayabilir ve raporlayabilir. Böylece şirketlerin hem operasyonel hem finansal açıdan çeşitli avantajlara ulaşması mümkün olur.
e-Arşiv Fatura Ne Tür Avantajlar Sağlar?
Kâğıt faturaları oluşturmanın, göndermenin ve arşivlemenin işletmelere getirdiği bir maliyet bulunur. Şirketler, e-Arşiv Fatura sayesinde fiziki belgelerden doğan zaman ve bütçe kaybını önler. Bu gider kaleminden kurtulduğu için kaynaklarını daha verimli alanlara yönlendirme şansı elde eder. e-Arşiv Fatura kullanan işletmeleri bekleyen diğer avantajlar ise şunlardır:
- Belgeler online sistem üzerinden düzenlendiği için hata yapma olasılığı minimum seviyeye iner.
- Fiziki fatura çıktısı almaya gerek kalmadığı için çevre dostu bir tutum izlenir.
- Faturaları alıcıya hızlı ve sorunsuz bir şekilde iletme olanağı tanır.
- Faturadaki bilgilere zamandan ve mekândan bağımsız olarak erişme imkânı verir.
Faturalar, ticari süreçlerden doğacak anlaşmazlıklarda kanıt niteliğinde kabul edilir. Bu nedenle Türk Ticaret Kanunu, faturaların 10 yıl saklanması gerektiğine yer verir. e-Arşiv Fatura ile söz konusu belgeyi bilgisayarınıza indirmeniz ve yasal süre tamamlanana kadar kaybetmeden bekletmeniz mümkün olur. Böylelikle elektronik faturayı, arşivleme için ayrıca bir masraf ödemeden uzun yıllar boyunca saklayabilirsiniz.
e-Arşiv ve e-Fatura Arasında Ne Çeşit Farklar Bulunur?
Sıklıkla birbiriyle karıştırılan kavramlar olan e-Arşiv ile e-Fatura arasında bazı farklar vardır. İki sistem de ticari işlemlerin ardından izlenmesi gereken resmî fatura süreçlerinin elektronik ortamdaki versiyonunu ifade eder. Ancak e-Fatura, yalnızca her iki tarafın da bu sistemi kullanması durumunda oluşturulur. e-Arşiv Fatura ise ilgili elektronik sistemde yer almayanlar için düzenlenir. Aşağıda e-Arşiv e-Fatura farkına dair diğer ayrıntıları görebilirsiniz.
| e-Arşiv Fatura | e-Fatura |
| Günlük olarak Gelir İdaresi Başkanlığına raporlanır. | Gönderim merkezi GİB olduğu için ekstra raporlama yapılmaz. |
| Zaman damgasıyla onaylanır. | Zaman damgası içermez. |
| Sistemi istenilen formatta kullanmak mümkündür. | Sistemi kullanabilmek içim UBL-TR formatı gerekir. |
Kelime anlamı evrensel iş dili olan UBL (Universal Business Language) formatı kısaca, elektronik fatura süreçlerinde karşınıza çıkan bir dosya türüdür. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından UBL-TR olarak dönüştürülen bu dosya formatı, e-Fatura kapsamındaki elektronik faturaları görüntülemeyi sağlar. Elektronik faturalarını e-Arşiv sisteminden düzenleyenlerin belgelere erişmek için bu formata ihtiyacı yoktur.
e-Arşiv Fatura Nasıl Kullanılır?
Fatura süreçlerini, e-Arşiv sistemi üzerinden yürütmek isteyenlerin tercih edebileceği alternatif yollar bulunur. Dilerseniz Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) e-Arşiv portalından yararlanabilirsiniz. Bunun için öncelikle kayıt işlemlerini tamamlamanız gerekir. Aşağıdaki adımları izleyerek söz konusu portala kayıt yaptırabilirsiniz.
- e-İmza yazılımının yüklendiği cihazlardan portala giriş yapılır.
- “e-Arşiv Portal Elektronik Başvuru Ekranı” sayfasına girilir.
- Burada istenen bilgiler eksiksiz olarak doldurulur.
- Başvurunun onaylanmasının ardından portal üzerinde elektronik fatura düzenlenmeye başlanır.
e-Arşiv kullanmanın bir diğer yolu, özel entegratörden destek almaktır. Ayrıca e-Arşiv Fatura için doğrudan entegrasyon yöntemini de tercih edebilirsiniz. Bu yöntemde işletmenin muhasebe sistemleri, GİB portalıyla entegre hâle getirilir. Doğrudan entegrasyon sayesinde işletmelerin sınırsız sayıda fatura kesmesi mümkün olur. Dilerseniz Jestiyon’un sunduğu e-Arşiv Fatura başvurusu, aktivasyonu ve ön muhasebe programı entegrasyonu imkânlarından yararlanabilirsiniz.
e-Arşiv Faturası ile İlgili Kanunlar Hangileridir?
İşletmelerin elektronik faturaya geçiş süreci, 397 sıra nolu Vergi Usul Kanunu Tebliği ile başlamıştır. Ardından 19 Ekim 2019’da Resmî Gazete’de yayımlanan 509 nolu VUK tebliği, e-Arşiv Fatura sistemine dair esaslara yer vermiştir. Bu tebliğdeki “e-Arşiv Fatura Uygulaması” başlığında konuyla ilgili detaylar bulunur. Söz konusu başlığı takip eden bölümlerde e-Arşiv Fatura sınırı ve mükellefleri gibi bilgiler sıralanır. Ayrıca ilgili tebliğden elektronik faturada bulunması gereken bilgilerle diğer usul ve esasları da görebilirsiniz.
e-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir?
Özel entegratörlerle çalıştığınızda e-Arşiv Fatura düzenlemek için herhangi bir işlem yapmanıza gerek kalmaz. Ancak GİB portal ve sisteme entegre muhasebe programları üzerinden elektronik fatura keserken izlemeniz gereken bazı aşamalar bulunur. e-Arşiv Fatura düzenlemek için takip edilen adımlar şunlardır:
- Sistemdeki modül seçim ekranından “Arşiv Portal” bölümüne girilir.
- Açılan sayfadaki alıcı ve mükellef bilgileri kontrol edilir.
- Ekranın solundaki “Belge İşlemleri” kısmından “Fatura Oluştur” ikonuna tıklanır.
- Fatura bilgilerini doldurduktan sonra “Oluştur” butonu işaretlenir.
Taslaklar bölümüne kaydedilen faturayı “GİB imza” simgesine tıklayarak onaylayabilirsiniz. Onay butonunu işaretledikten sonra cep telefonuna kod içeren bir SMS gelir. Bu kodu sayfadaki ilgili bölüme yazarak e-Arşiv Fatura kesme işlemini tamamlayabilirsiniz.
e-Arşiv Fatura Uygulamaları için Neler Gereklidir?
e-Arşiv Fatura uygulamalarını kullanmak için öncelikle bir elektronik imzaya ihtiyacınız vardır. e-İmza için Kamu Sertifikasyon Merkezi tarafından kabul edilen Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcı (ESHS) kurumlara başvurabilirsiniz. Ardından size gönderilen akıllı kartla faturayı keseceğiniz cihaza e-İmza yazılımını kurmanız gerekir. Daha sonra e-İmza ile sisteme giriş yaparak fatura düzenleme, ibraz etme ve raporlama gibi işlemleri kolaylıkla yapabilirsiniz.
Hangi Tür İşletmeler e-Arşiv Fatura Kullanmak Zorundadır?
509 sıra nolu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği, e-Arşiv Fatura mükelleflerine yer verir. 2023 yılı itibarıyla bu sisteme geçmek zorunda olanlar, 2022’deki brüt satış hasılatlarına göre belirlenir. Aşağıda e-Arşiv Fatura kullanmak zorunda olan işletme türlerini görebilirsiniz.
- 2022 yılı brüt satış hasılatı 3 milyon TL’yi aşanlar,
- E-ticaret faaliyetlerinden 500 bin TL ve üzeri gayrisafi kazanç elde edenler,
- Gayrimenkul ya da motorlu taşıt inşa, alım, satım ve kiralama işlemlerinden 500 bin TL ve üzerin brüt satış hasılatına ulaşanlar,
- İnternet üzerinden reklam yayınlayanlar veya buna aracılık yapanların brüt satış hasılatı 500 bin TL’nin üzerindeyse e-Arşiv Fatura kullanması mecburidir.
Brüt satış hasılatı alt limitleri, her yıl yeniden belirlenir. Söz konusu kapsamda yer almasına rağmen elektronik fatura kesmeyenlere özel usulsüzlük cezası uygulanır. Özel usulsüzlük cezası, 2.200 TL’den az olmamak kaydıyla fatura meblağının %10’u oranında kesilir.
e-Arşiv Fatura Sorgulama İşlemi Nasıl Yapılır?
e-Arşiv Fatura, GİB portalında 6 aya kadar arşivlenir. Bu süre zarfında mükellefin vergi nosu ya da T.C. kimlik numarasıyla e-Arşiv Fatura görüntüleme ve çıktı alma gibi işlemleri yapmanız mümkün olur. Ayrıca portaldaki e-Arşiv Fatura sorgulama sayfasında sizden fatura no ve güvenlik kodu gibi bilgiler de istenir. Bahsi geçen bilgileri doğru girdiğinizden emin olarak GİB portala sorunsuz bir şekilde erişebilir, e-Arşiv sisteminde kayıtlı tüm faturaları görüntüleyebilirsiniz.
İptal ve İtiraz Süreçleri e-Arşiv Fatura için Nasıl Şekillenir?
e-Arşiv Fatura iptalini, onay tarihini izleyen 7 iş günü içerisinde yapabilirsiniz. İptalin gerçekleştiğini gösteren raporun ise en geç ertesi gün Gelir İdaresi Başkanlığına iletilmesi gerekir. Yasal sürede yapılmayan iptallerde alıcının satıcıya iade faturası kesmesi istenir. Öte yandan, alıcıların düzenlenen elektronik faturada teknik hatanın tespiti durumunda itiraz etme hakkı bulunur. 7 günlük e-Arşiv Fatura itiraz süresinde bu hakkı kullanmak mümkündür. e-Arşiv Fatura iptal ve itiraz işlemlerini, GİB portalındaki ilgili sayfadan yapabilirsiniz.
Dijital çözüm ortağınız Jestiyon, şirketinizin e-Dönüşümünü kolaylaştıracak hizmetler sunar. Dilerseniz Jestiyon’un e-Arşiv Fatura entegrasyonu imkânından yararlanabilir, muhasebe süreçlerinizi elektronik ortamda yürütebilirsiniz.
