KEP adresi, özellikle işletmeler ve kamu kurumlarında önemli belgelerin güvenli bir şekilde gönderilmesi ve alınması amacıyla kullanılır. Bu yazıda KEP adresinin tanımı, kullanım alanları ve avantajları başta olmak üzere uygulama ile ilgili merak ettiğiniz birçok sorunun cevabını bulabilirsiniz.
İçindekiler
Güvenli E-posta Sistemi: KEP Adresi Nedir?
Bilgi paylaşımını kolay ve güvenilir kılan KEP ifadesi, ‘’kayıtlı elektronik posta’’ kısaltmasıdır. KEP adresi, göndericisi ve alıcısı tespit edilebilen, içeriği değiştirilemeyen ve gönderim ve alım süreçleri kayıt altında tutulan elektronik posta sistemidir. Standart e-postalara göre daha güvenli ve hukuki bir altyapıya sahiptir.
Türk Ticaret Kanunu’nun 18. maddesinin 3. fıkrasında; ticaret yapanların borç ödemeleri, sözleşmeden dönme ile fesih etme işlemlerine ilişkin ihbar ve ihtarları yapabileceği aracılar arasında kayıtlı elektronik posta da belirtilir.
KEP’in Standart E-Postadan Farkı Nedir?
Resmi veya önemli yazışmalarda fayda sağlayan Kayıtlı Elektronik Posta, standart bir e-postaya göre pek çok avantaj sunar. Söz konusu sistemle standart e-posta arasındaki farklar şu şekilde sıralanabilir:
- Standart e-postada alıcı ve gönderici arasındaki iletiler düzenlenebilir ancak KEP üzerinden yapılan yazışmalarda bu mümkün değildir.
- KEP adresi ile yapılan yazışmalar, yasal süreçlerde delil olarak kabul edilir. Yani bu e-postaların hukuki geçerliliği vardır.
- Söz konusu adres üzerinden gönderilen ve alınan tüm e-postalar sistemde kayıt altında tutulur. Bu sayede yazışma geçmişine her zaman ulaşmak mümkündür.
- Söz konusu adreste, gönderici ve alıcının kimlikleri kesin olarak doğrulanır.
- KEP’ten ileti gönderebilmek için e-İmza zorunluluğu vardır.
Tüm yazışmaları şeffaf hâle getiren KEP adresini siz de alabilir, standart e-posta yazışmalarını bir adım öteye taşıyabilirsiniz.
Kimler KEP almak Zorundadır?
Kamu kurumları ve bazı özel sektör kuruluşlarıyla yapılan yazışmalarda KEP kullanımı yaygındır. Ancak kayıtlı elektronik posta zorunluluğu olmasa bile hukuki güvenlik ve iş süreçlerinin hızlanması açısından birçok kişi ve kurum tarafından tercih edilir. Şirketlerin kep adresi alma zorunluluğu için bazı istisnalar vardır. Anonim Şirket, Limited Şirket ve Sermayesi Paylara Bölünmüş Komandit şirketlerin talep edilmesi hâlinde KEP adreslerini bildirme zorunlulukları bulunur.
KEP Adresi Kullanmanın Avantajları Nelerdir?
KEP adresi, günümüzde birçok kurum ve kişi tarafından tercih edilen güvenli ve hızlı bir iletişim aracıdır. Geleneksel posta sistemine göre sunduğu avantajlar sayesinde iş süreçlerini kolaylaştırır ve hukuki güvenliği sağlar. İşte KEP adresinin başlıca avantajları:
- Söz konusu sistemle yapılan yazışmalar, mahkemelerde delil olarak kabul edilir. Gönderilen mesajın alıcıya ulaştığı ve içeriğinin değiştirilmediği gerçeği, olası hukuki uyuşmazlıklarda önemli bir kanıt niteliği taşır.
- Gönderilen mesajlar, zaman damgası ve elektronik imza ile güvence altına alınır. Bu sayede mesajın gönderildiği ve alındığı tarih kesin olarak belirlenir ve içeriğin değiştirilmesi engellenir.
- KEP, fiziksel belgelerin hazırlanması ve gönderilmesi esnasında ortaya çıkan tüm maliyetleri ortadan kaldırır. Fiziksel belgelerin saklanması için gereken depolama alanı ihtiyacını da azaltır.
- Söz konusu uygulamayla mesajlar neredeyse anında alıcıya ulaşır. Bu sayede iş süreçleri hızlanır ve bekleyiş süresi minimuma iner.
- KEP, kâğıt kullanımını azaltarak ormansızlaşmanın önlenmesine katkıda bulunur. Fiziksel belgelerin taşınmasıyla ortaya çıkan karbon ayak izi KEP ile önemli ölçüde azalır.
Kayıtlı Elektronik Posta adresi, hem bireysel hem de kurumsal kullanıcılar için birçok avantaj sunar. Bu sayede söz konusu uygulamanın maliyet tasarrufundan çevre dostu özelliklerine kadar pek çok avantajından yararlanmak mümkün hâle gelir.
KEP Adresinin Kullanım Alanları Nelerdir?
KEP adresinin kullanım alanları son derece çeşitlidir. Şirket KEP adresi, resmi yazışmalarda kullanılabilir. Buna hem kamu kurumları hem de özel şirketler dâhildir. Bu adres, ticari yazışmalar için de kullanılabilir. Söz konusu adresle fatura, belge ibrazı, her türlü yasal bildirim, irsaliye başta olmak üzere ticari belgelerin gönderimi ve alımı mümkündür. İnsan kaynaklarındaki personel dosyalarına ait belgeler de bu adres üzerinden paylaşılabilir.
Resmi E-posta: KEP Adresi Nasıl Alınır?
Kep adresi başvurusu yapmak isteyenler ilgili kategorilerini tespit etmesi gerekir. Söz konusu adresin alımında dört ayrı kategori bulunur. Bu kategorilere göre online KEP adresi alma ve diğer yöntemler için izlenecek yollar aşağıdaki gibidir:
- Gerçek kişi başvuruları: Elektronik imzası ya da mobil imzası olanlar, kredi kartı ile ödeme yaparak KEP adresi alma işlemini gerçekleştirebilirler. Ödemenin PTT Online Kayıt bölümünden yapılır. Elektronik imzası veya mobil imzası olmayanlar ise Online Ön Başvuru bölümünden giriş yaparlar. Daha sonra PTT Müdürlüklerine şahsen/kanuni temsil vasıtasıyla müracaat eder ve sözleşme imzaladıktan sonra PTTKEP hesap sahibi olabilirler.
- Kamu kurumu başvuruları: Kamu Kurumları Online Ön Başvuru bölümünden başvurularını yapabilirler. Daha sonra PTT Müdürlüklerine resmi yazıyla görevlendirilen personelleriyle müracaat edebilirler. Sözleşme imzalandıktan sonra adreslerini alabilirler. Online Ön Başvuru esnasında DETSİS Numarası girilmek zorundadır.
- Tüzel kişi başvuruları: MERSİS Numarası olan tüzel kişiler Online Ön Başvuru kısmından başvurularını yaparlar. Daha sonra PTT Müdürlüklerine şahsen/kanuni temsilcileriyle müracaat ederler. Sözleşme imzalandıktan sonra adreslerini alabilirler. MERSİS ya da DETSİS Numarası olmayan tüzel kişilerse Online Ön Başvuru esnasında Diğer Tüzel Kişi şeklinde başvuru yaparlar.
- Diğer tüzel kişi başvuruları: MERSİS veya DETSİS Numarası olmayan tüzel kişilerin Online Ön Başvuru kısmından ön başvuru yapmaları gerekir. Daha sonra PTT Müdürlüklerine şahsen/kanuni temsilcileriyle müracaat edebilirler. Sözleşme imzalandıktan sonra KEP adresi sahibi olurlar.
Kayıtlı Elektronik Posta adresi; güvenliği, yasal geçerliliği ve verimliliği sayesinde birçok alanda tercih edilmektedir. Eğer resmi bir yazışma yapmanız gerekiyorsa, siz de bu adresi edinmelisiniz.
KEP Adresi Almak için Gerekli Evraklar Nelerdir?
KEP adresi almak isteyen bireysel veya kurumsal kişilerin, başvuru sürecinde belirli evrakları hazırlaması gerekir. Kayıtlı elektronik posta için gerekli evraklar, farklı kategorilere göre şu şekildedir:
- Gerçek kişi başvuruları: Nüfus cüzdanı, pasaport, sürücü belgesi gibi fotoğraflı ve kimlik yerine geçen üzerinde T.C. Kimlik Numarası bulunan geçerli resmî belge. Daha detaylı bilgi için bu adrese bakabilirsiniz.
- Kamu Kurumu başvuruları: Gerçek kişi başvurularındaki kimlik belgesi ve muadilleri burada da geçerlidir. Buna ek olarak kurum üst düzey yetkilisince imzalı resmî yazı (Resmî yazıda Kurumun DETSİS numarası açıkça yer almalıdır. Bu yazının örneği için Kamu Kurumu Başvuru Belgelerine bakabilirsiniz.).
- Tüzel kişi başvuruları: Gerçek kişi başvurularındaki kimlik belgesi ve muadilleri burada da geçerlidir. Buna ek olarak noter onaylı imza sirküleri, başvuruda bulunacak kimse şirketin kanunî temsilcilerinin yetki verdiği kişi ise; şirketin kanuni temsilcileri tarafından imzalanmış ve şirketin kaşesi ile kaşelenmiş Tüzel Kişi Yetkilendirme Belgesi. Başvuru sahiplerinden alınması gereken belgeler için bu adrese bakabilirsiniz.
- Diğer tüzel kişi başvuruları: Gerçek kişi başvurularındaki kimlik belgesi ve muadilleri burada da geçerlidir. Buna ek olarak vakıf Senedi, Kuruluş Tüzüğü, Ana Sözleşme gibi tüzel kişinin nevîni gösterir belge ve gerekirse bağlı bulunduğu tüzel kişiden alınmış resmî yazı. KEP hesabı açılmasına ilişkin resmî talep yazısı, noter onaylı imza sirküler, e-Vergi levhası çıktısı.
Resmi işlemlerin önemli bir kısmı elektronik ortamda gerçekleştiği mevcut sistemde güvenilir ve yasal geçerliliği olan bir iletişim kanalı olan KEP etkili bir çözümdür. Yukarıdaki evrakları hazırladıktan sonra ilgili başvurular yapılabilir.
KEP Adresi Nasıl Aktif Edilir?
http://www.hs01.kep.tr adresinden giriş yaptıktan sonra ‘Aktivasyon Bekliyor’ durumunda elektronik imza ya da mobil imza ile KEP Hesabı aktive edilir. KEP adresi aktivasyon işlemini detaylı olarak görmek için videoyu izleyebilirsiniz:
KEP Adresi Nasıl Sorgulanır?
KEP adresi sorgulama, BTK sitesinden yapılır. Bu sistem, kullanıcılara kendi hizmet sağlayıcılarından diğer KEP adreslerini sorgulayabilmesine olanak tanır.
Kayıtlı Elektronik Posta Ücreti Ne Kadardır?
Yıllık abonelik ücreti 2024 yılı için 150 TL’dir. Bununla beraber KEP adresi fiyatları, her yıl değişebilir.
KEP Ücreti Nasıl Ödenir?
KEP ücretini ödemenin birkaç yolu vardır. Kullanıcılar PTT şubelerine başvurarak fiziki veya online olarak KEP ücretini ödeyebilirler.
Jestiyon ile Şirket Kuruluş Süreçlerini Kolayca Yönetin
Uçtan uca çözümler sunan Jestiyon ile şirketinizi gittikçe dijitalleşen dünyada bir adım öne taşıyabilirsiniz. Jestiyon’un kullanıcı dostu arayüzü ve kapsamlı özellikleri sayesinde mali süreçlerinizi optimize ederken, aynı zamanda iş akışlarınızı da otomatikleştirebilirsiniz. Bu sayede hem zamandan hem de maliyetten tasarruf ederek şirketinizin büyümesine katkı sağlayabilirsiniz.
