İmza Sirküsü Nedir? İmza Sirküsü Nasıl Alınır?

İçindekiler

İmza Sirküsü Nedir?

İmza sirküsü, bir şirkette yetki sahibi olan kişilere ait imzaların noter tarafından onaylandığı belge olarak tanımlanır. Bu belgede şirket ve yetkili kişinin bilgilerinin yanı sıra yetki biçimi, kullanım şekli ve kullanım süresi de yazılıdır. Başka bir ifadeyle bu belge, yetkili kişinin yetki sınırlarını ve süresini gösterir.

İmza sirküleri resmî belge niteliği taşır ve ticari işlemlerde imzanın veya sözleşmenin kabulünün hukuki dayanağını oluşturur. Belgede tanımlanan yetki, kullanım şekli ve süresiyle ilgili işlemlerde kullanılabilir. Örneğin bir firmada üç imza yetkilisi tanımlanmış ve yetki kullanım şekli “münferiden” olarak belirlendiğinde, herhangi bir işlemin gerçekleşebilmesi için tek yetkilinin imzası yeterli olur. İmza sirküsü geçerlilik tarihi, sirkülerde sınırlandırılabilir. Aksi belirtilmediği takdirde ise geçerlilik süresi 3 yılı geçmez. 

İmza Sirküsü ve İmza Beyannamesi Arasındaki Farklar Nelerdir?

İmza beyannamesi ve sirküleri, benzer görülebilen ancak kullanım alanları itibarıyla farklı olan iki kavramdır. İmza sirküsü, gerçek veya tüzel kişiler tarafından talep edilebilen ve resmî nitelikte bir belgedir. Ticari faaliyet gösteren işletmelerde genellikle imza sirküleri tercih edilir. Aynı zamanda bir şahıs firması imza sirküsü talebinde bulunamaz. Birden fazla yetkili ve sorumlu kişi bu belgeyi kullanabilir. Aynı zamanda da bu belgenin bir geçerlilik süresi bulunur. 

İmza beyannamesi ise gerçek kişilerin talep ettiği bir belgedir ve sirküler niteliği taşımaz. Bu belge, sahteciliğin önüne geçmekte faydalı bir beyan olarak görülür ve genellikle şirket kurucusu veya ortakları tarafından kullanılır. Şahıs firmaları imza sirküsü yerine beyannamesine başvuru yapmak zorundadır. 

İmza Sirküsü Neden Gereklidir?

İmza sirküleri temel olarak kişilerin imza örneklerini içerir ve noter tarafından onaylanır. Bu belgelerde yer alan imzaların yasal bir değeri bulunur. Böylelikle sahte imza kullanımının önüne geçilmesine yardımcı olur. Ayrıca bir şirket adına yetkisi olmayan kişilerin izinsiz ticari faaliyetlerde bulunmasını engelleyerek; firmada yetki sahibi olan bireylerin belirlenmesini sağlar. İmza sirküleri sayesinde bir şirketin karşılaşabileceği sorunlarla ilgili olarak sorumlu kişilerin tespiti kolaylaşır ve işlemlerin daha güvenli hâle gelmesi sağlanır. 

Kimler İmza Sirküsü Kullanır?

İmza sirküsü almak için ilk adım, kuruluşu temsil edecek kişilerin belirlenmesi ve bu kişilerin imza yetkilerinin derecelendirilmesidir. Bu süreçte, yönetim kurulu tarafından alınan ortak kararlar doğrultusunda belirlenen kişilerin imza yetkilerini değerlendirilir. Bu derecelendirme süreci, kuruluşu temsil etme yetkisi verilen kişilerin hangi şartlarda imza atabileceği konusunun belirlenmesi açısından da önemlidir.

Örneğin kuruluş adına önemli faaliyetlerde veya resmî kurumlarda işlem yetkisi bir temsilciye tanımlandığında tek başına imzasının yeterli olup olmayacağı sirküler tarafından anlaşılır. İki imzanın geçerlilik kazanabileceği gibi şartlarda da yine bu belgeye başvurulur.

Belirli kişilere verilen imza yetkilerinin derecelendirilmesi, imza sirküsü adı verilen belge üzerinde belirtilir. İlgili kişiler, belgeyle notere başvurarak sirkünün resmiyet kazanmasını sağlar. Noter, imza sirküsünün doğruluğunu ve gerçekliğini onaylar. Böylelikle şirket adına söz sahibi olan kişiler resmî kurumlar tarafınca da tanınmış olur. 

İmza Sirküsü Nasıl Alınır?

İmza sirküsünün alınabilmesi için birkaç işlem gereklidir. Öncelikle kuruluşu temsil edecek kişilerin belirlenmesi ve derecelendirilmesi sağlanır. Sonrasında gerekli belgelerin toplanmasıyla notere başvurulur. Bu kısımda noterlerin görevi, belgelerin doğruluğunu ve geçerliliğini onaylamaktır. Bu aşamada imza sirkülerinin de düzenlenmesi noterlere aittir. Noter, belgelerin doğru olduğunu onayladıktan sonra imza sirküleri belgesini hazırlar.

Bu belgenin bir kopyası kuruluşta saklanırken orijinali ise noter şubesinde muhafaza edilir. Böylece belgenin kaybolması, çalınması veya sahtesinin yapılması gibi durumlarda noter şubesi aracılığıyla belgenin doğruluğu teyit edilebilir. Online imza sirküsü de noter veri tabanlarında depolanır. Bu uygulamalar sirkünün kaybolma ihtimaline karşı alınan tedbirlerden bazılarıdır. 

İmza Sirküsü için Gerekli Evraklar Nelerdir?

İmza sirküsü için gerekenler farklı evraklar bulunur. Bunlar şu şekilde sıralanabilir:

• İmza sirkülerinde adı geçecek olan kişilerin kimlik kartları ve fotokopileri
• İmza sirkülerinde adı geçecek olan kişilerin imza örnekleri
• Kurumun ana sözleşmesi veya yönetim kurulu kararı ile imza yetkisi verildiğini belirten belgeler
• İmza sirküleri talebinin yapıldığı noterde ödenecek olan harç bedeli

Belgelerin tamamı eksiksiz bir şekilde notere sunulduğunda imza sirküleri işlemi tamamlanabilir.

İmza Sirküsü Başvuru İşlemleri Nelerdir?

İmza sirküleri belgesi alabilmek için gerekli olan tüzel kişilerin kimlik fotokopisi, vergi levhası ve sicil gazetesi gibi belgeler, noter şubesine fiziksel olarak teslim edilmelidir. Gerekli belgeler noter şubesine teslim edildikten sonra, imza sirküleri belgesinin harç bedeli ödenmelidir. İmza sirküler belgesinin ücreti ödendikten sonra tüzel kişi veya kişilerin yetkilileri kısa süre içerisinde hazırlanır ve teslim edilir. Bu gibi işlemlerinin mecburi olmasından dolayı imza sirküsü, e-Devlet üzerinden talep edilemez.

2023 İmza Sirküsü Ücretleri ve Ödeme Yöntemleri Nelerdir?

Noter tarafından 2023 yılında imza sirküsü fiyatı 147 TL olarak belirlenmiştir. Her yılın başında ilgili bakanlıklar tarafından belge ücretleri yeniden belirlenir ve noterler tarafından uygulamaya alınır. İmza sirküleri çıkarmak isteyen tüzel kişiler, noter şubelerinde kredi kartı ya da nakit gibi farklı ödeme yöntemlerinden birini kullanarak işlemlerini tamamlayabilirler.

İmza Sirküsü Düzenlenirken Nelere Dikkat Edilir?

İmza sirküsü düzenlenirken hem noter hem de tüzel kişilerin dikkat etmesi gereken birçok nokta bulunur. İlk olarak imza sirküsü resmî bir belge olduğundan imzaların da hukuki bir değeri vardır. Bu nedenle sahte imza kullanımını önleyerek dolandırıcılığı engeller. Ayrıca, imza sirküsü belgesi, sadece temsil yetkisine sahip olan kişilerin işlem yapmasına imkân verir. Bu sayede, yetkisiz kişilerin işlem yapmasını önler ve işletmelerin güvenliğini sağlar.

Bir başka önemli nokta ise imza sirküsü belgesi sayesinde, yetkisiz veya izinsiz kullanımlarda imzanın yetkili kişiye ait olmadığı kanıtlanabilir. Bu da işletmelerin güvenliğini sağlamak adına oldukça önemli. Belgede önceden belirlenmiş yetki kapsamı sayesinde hangi işlemlerin kimler tarafından yapılacağı kolaylıkla belirlenir. 

Son olarak imza sirküsü belgesi, iş ilişkisi içinde olan kişilerin dayanağını hukuki zemin ve karşılıklı güven prensibi üzerinde inşa eder. Bu sayede işletmeler arasında daha sağlıklı bir iletişim ve işbirliği sağlanır. Bu aşamaları daha hızlı ve sorunsuz halledebilmek için bir danışmandan yardım alabilirsiniz.

İmza Sirküsü Ne Kadar Süre Geçerlidir?

Şirketler için imza sirküsünün geçerlilik süresi, şirketin durumu ve yetkili kişilerin görev süreleri göz önünde bulundurularak belirlenir. Yetkilendirilmiş kişinin görev süresi bittiği zaman imza sirküsünün geçerliliği de sona erer. Yetkili kişilerin görevine devam etmesi durumunda, imza sirküsü geçerlilik süresi 3 yıldır. Yani belgenin her 3 yılda bir yenilenmesi gerekmektedir.

Eğer imza sirküsü kaybolur ya da zarar görürse belgenin yeniden çıkartılması ve tüm başvuru sürecinin yeniden yapılması gerekmektedir. Bu durumda ödenecek tutardaysa bir değişiklik olmayacaktır. 

İmza Sirküsünün Kaybolması Durumunda Neler Yapılır?

İmza sirküsü kaybolduğu zaman bu durum için  şirket bünyesinde görevli olan kişinin noterden yenisini talep etmesi gerekir. Bu işlemin gerçekleşebilmesi içinse birçok aşama bulunur. Yetkili kişinin nüfus cüzdanı ve imzası yeni bir sirkü için aranan ilk şarttır. Yeniden imza sirküsü çıkartmak için yetkinin sağlandığı Ticaret Sicil Gazetesi ile herhangi bir noterde kayıp işlemlerine başvurabilirsiniz. Önceki imza sirkülerinin kaybedildiği için geçersiz olduğuna dair bir Yönetim Kurulu kararı almanız, kararın noter tarafından tescil edilmesi ve ilan edilmesi gerekir. Tüm bu süreçlerin eksiksiz tamamlanmasıyla da yeni imza sirküleri çıkarılabilir.

İmza Sirküsüne Yönelik Düzenlenmiş Cezai İşlemler Nasıl Uygulanır?

İmza sirküleri, sadece imza örneğinin noterde tasdik edildiği sırada mevcut olan kararlar kapsamındaki yetkileri gösterir. Bu nedenle şirketler ve gerçek kişilerinin, sadece imza sirkülerine dayanarak işlem yapmaları yeterli değildir. Ticaret sicili kayıtları, yetkilerin güncelliği konusunda esas alınmalıdır. İşleme başlamadan önce MERSİS ve Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi’nde ilan edilen hususlar göz önünde bulundurulmalıdır. İki tarafın hazır bulunduğu işlemler için ise imza sirküleri ya da başka bir örnek belgeye ihtiyaç kalmayabilir. Buna bağlı olarak da yetki kapsamı sicil kayıtlarına göre teyit edilmelidir. Bu işlem ve zorunluluklar tamamlanmadığı takdirde şahıs veya kurumlara ilgili kanunlar çerçevesinde cezai işlem uygulanır.

İmza sirküsü gibi şirket kuruluşunda ya da işleyişinde istenilen prosedürleri pratik ve sorunsuz şekilde yerine getirmek için dijital çözüm ortağınız Jestiyon’dan destek alabilirsiniz.