Teknolojinin ilerlemesi, şirketlerin muhasebeye dair birçok işlemi oldukça pratik bir şekilde yapabilmesini olanaklı hale getirir. e-Fatura, fatura düzenleme ve kesme adımlarının sanal ortamda yapılmasını sağlayan teknolojik gelişmelerden bir tanesidir. Kağıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahip olup işlemlerin kolaylaşmasını sağlar.
İçindekiler
e-Fatura Nedir?
e-Fatura, belirli koşulları karşılayan mükelleflerce kullanılabilen ve elektronik ortamda düzenlenip gönderilebilen fatura türüdür. Türkiye’de, 2013 yılından beri yasal olarak kullanıldığını söylemek mümkündür. Alış faturalar, ticari satışlar, ihraç faturaları ve iade faturalarında sıklıkla tercih edilir.
e-Fatura ve e-Arşiv Arasındaki Farklar Nelerdir?
e-Fatura, temel olarak kurumlar arasındaki faturaların elektronik ortama taşınmasıdır. e-Arşiv ise e-faturadan farklıdır. Hem e-fatura mükellefi olmayan kurumlar hem de kurumlar ile son kullanıcılar arasındaki faturalama süreçlerinin dijitalleştirilmesidir. e-Fatura ve e-arşiv arasındaki farklılıklar genel hatlarıyla şu şekilde özetlenebilir:
- e-Faturalar Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) portalı ya da entegratör firma aracılığıyla düzenlenmekte olup direkt olarak GİB sistemine iletilmesi gerekir. e-Arşiv’de ise GİB’e iletme zorunluluğu bulunmaz. Belirli şartlar altında GİB’e raporlanması gerekir.
- e-Faturalar GİB tarafından kontrol altına alınır. Fakat e-Arşiv’de günlük belirlenen sınır üzerinde kesilen faturaların GİB’e raporlanması gerekir.
- e-Faturaların 10 yıl boyunca dijital ortamda saklanması mecburidir.
e-Fatura kesme, düzenleme gibi adımlar da e-arşivden farklı olabilir. Bu nedenle e-faturanın nasıl kesildiği ve düzenleme sırasında nelerin yapılması gerektiği son derece önemlidir. Hatalı e-fatura kesimi, şirketlerin çeşitli cezai yaptırımlarla karşı karşıya kalmasına neden olabilir.
e-Fatura Kullanmanın Avantajları
e-Fatura kullanmanın birçok avantajı bulunur. Operasyonel verimliliğin arttırılmasını sağlayan e-fatura oluşturma genel olarak şu tür avantajları bir arada sunar:
- Kağıt ve baskı gibi masrafların oluşmasını önler.
- Faturalar elektronik ortamda düzenlenip gönderildiği için zamandan tasarruf edilir.
- GİB ile entegredir, vergi denetim sürecinin kolaylaşmasını olanaklı hale getirir.
- Kağıt tüketimini azaltır. Bu ise çevreye duyarlı bir sistemi mümkün kılar.
Son olarak muhasebe programları ile entegre bir şekilde çalışması olanaklıdır. İşlemlerin hızlanmasını sağlayan entegrasyon, e-fatura düzenleme konusunda da pratik hareket edilmesini sağlar. Bu tür avantajların her biri, dijital dönüşümün hızlanmasını sağlayan e-faturaların tercih edilmesini mümkün kılar.
Kimler e-Fatura Kullanmak Zorundadır?
e-Faturayı herkes kullanamaz. Bunun için belirli şartların karşılanıyor olması gerekir. Bazı sektörlerde faaliyet gösteren ve belirli ciroyu aşan işletmelerin e-faturaya geçmesi zorunluluktur. e-Faturaya geçmesi zorunlu olan işletmelerin özellikleri şu şekildedir:
- Kültür ve Turizm Bakanlığına bağlı konaklama hizmeti sunmak
- 2022 ya da sonraki dönemlerde e-ticaret kapsamında brüt satış hasılatının 500 bin TL’yi aşması
Ayrıca gayrimenkul ya da motorlu taşıtların inşası, kiralanması ve alım-satım işlemlerinin gerçekleştirilmesi de e-faturaya kullanımının zorunluluğunu ifade eden durumlar arasında yer alır. Bu tür faaliyetlerde bulunan şirketlerin e-faturaya geçmesi yasal bir zorunluluk olduğu için e-faturaya geçmeyen şirketler için cezai yaptırımlar ön plana çıkar.
e-Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır ?
e-Fatura başvuru işlemleri son derece basittir. Birkaç farklı yöntemden herhangi bir tanesi kullanılarak işlemlerin tamamlanması mümkündür. GİB portal yöntemiyle başvuru yapmak için Elektronik Mali Mühür Sertifika Sahibi Taahhütnamesi, e-Fatura Uygulaması Başvuru Formu ve Taahhütnamesi ve Şirket Kuruluş Sözleşmesi ile noter onaylı imza sirküleri örneğini temin etmelisiniz.
Başvurunun uygun görülmesi halinde mali mühür sertifikasının Kamu Sertifika Merkezlerinden alınabileceğine dair bilgi verilir. Kamu Sertifikasyon Merkezlerine mali mühür sertifikasının bedeli ödenir. Mali mühür ve gerekli belgelerin temini sonrasında başvuru gerçekleştirebilirsiniz. Başvurunun onaylanması sonrasında ise hesabınız aktif hale gelir.
GİB portalının yanı sıra özel entegrasyon yöntemiyle de başvuru yapılabilir. Diğer yöntemdeki gibi mali mühür için başvuru yapmanız gerekir. Daha sonra e-fatura sözleşmesini imzalamalısınız. efatura.gov.tr üzerinden size gönderilen linkteki bilgileri eksiksiz bir şekilde doldurmalı ve işlemlerinizi tamamlamalısınız. GİB tarafından başvurunun onaylanması halinde hesabınız aktifleştirilir.
e-Fatura Hangi İşlemlerde Kullanılır?
e-Fatura ile çeşitli işlemleri oldukça pratik bir şekilde gerçekleştirebilirsiniz. e-Fatura başvuru süreci sonrasında kullanıma hazır olan e-faturanızı genel olarak şu işlemler için tercih etmeniz mümkündür:
- Mal ve hizmet satışları
- Kamu kurumlarına yapılan satışlar
- İhracat işlemleri
- İnternet üzerinden gerçekleştirilen satışlar
- Toptan ticaret ve bayilik sistemleri
- Serbest meslek sahipleri ve hizmet sunan işletmeler
Bunların yanı sıra zorunlu olan ve gönüllü e-faturaya geçiş yapan işletmelerde ilgili fatura sisteminin kullanıldığı bilinir. Bazen küçük işletmeler de e-faturanın sunduğu avantajlardan faydalanmak ister. Bu avantajlardan faydalanılabilmesi için başvuru yapılması gerekir. e-Fatura geçiş zorunluluğu ise çeşitli firmaları kapsar. 2022 ya da sonraki dönemlerde e-ticaret kapsamında brüt satış hasılatının 500 bin TL’yi aşması durumunda e-faturaya geçiş zorunludur.
e-Fatura Nasıl Kesilir?
e-Fatura kesmek için çeşitli adımların sırasıyla uygulanması gerekir. İlk olarak başvurunuz onaylandıktan sonra e-fatura kesme yöntemini belirlemelisiniz. GİB portalı, muhasebe programları ve özel entegratörler; tercih edebileceğiniz yöntemler arasında yer alır.
Fatura oluştururken alıcı bilgileri, fatura türü, ürün ya da hizmet bilgileri ve ödeme bilgilerini eksiksiz bir şekilde doldurun. Ardından e faturayı onaylayın. Sistem üzerinden faturayı imzaladıktan sonra gönderim işlemlerini gerçekleştirin. Faturanın durumunu sistem üzerinden kontrol edebilirsiniz. Eğer fatura ile ilgili “başarılı” ibaresi varsa faturanız alıcıya ulaşmış olup “red” ibaresinin bulunması halinde faturanız alıcı tarafından kabul edilmemiştir.
e-Fatura Örneği
e-Fatura örneği, elektronik faturayı nasıl doldurmanız gerektiği konusunda bilgi sahibi olmanızı sağlar. Örnek bir e-fatura şu şekildedir:
- Fatura No: 5786-000123
- Fatura Tarihi: 20.12.24
- Düzenleme Tarihi: 20.12.24
Satıcı Bilgileri
- Firma Adı: ABX Ticaret A.Ş.
- Vergi Dairesi: XXX Vergi Dairesi
- Vergi No: 1234567890
- Adres: XXX Mah. YYY Cad. No: 10 İstanbul
- Telefon: +90 212 222 33 44
- E-posta: [email protected]
Alıcı Bilgileri
- Firma Adı: XYZ Ltd. Şti.
- Vergi Dairesi: YYY Vergi Dairesi
- Vergi No: 5762247566
- Adres: ZZZ Mah. XXX Cad. No: 21 İstanbul
- Telefon: +90 216 444 22 11
- E-posta: [email protected]
Fatura Detayları
- Ara Toplam: 3.200.00 TL
- KDV Toplam: 650.00 TL
- Ödeme Yöntemi: Havale / EFT
- IBAN: TR12 1111 2222 3333 4444 5555 66
- Vade Tarihi: 27.12.24
- e-Fatura Onay Kodu: ABC123XYZ444
e-Fatura örneği yukarıdaki gibi olup verilen bilgiler temsilidir. Elektronik ortamda fatura oluştururken her bir alanı doğru ve eksiksiz bir şekilde doldurduğunuzdan emin olmalısınız. Herhangi bir hata, faturanın geçersizleşmesine sebebiyet verebilir.
Mali İşlemlerinizi Jestiyon ile Kolayca Yürütün
e-Fatura işlemleri için alanında uzman kişilerden hizmet almanız önemlidir. Elektronik fatura başvurusunda bulunurken gerekli belgeler ve başvuru adımları hakkında daha fazla bilgi sahibi olmanız, süreci sorunsuz bir şekilde tamamlamanızı olanaklı hale getirir. Aynı zamanda e-fatura portal üzerinden e-fatura doğrulama ve fatura düzenleme gibi adımları uzman desteğiyle gerçekleştirmeniz gerekebilir.Siz de Jestiyon hizmetlerinden faydalanabilir, e-arşiv fatura konusunda profesyonel destek talep edebilirsiniz. Çok özel fiyatlarla alacağınız hizmet, elektronik fatura oluşturma ve gönderme aşamalarını yasal mevzuata uygun şekilde gerçekleştirmenizi sağlar. Bunun yanı sıra oluşturduğunuz e-faturaları arşivleme konusunda da destek alarak sürecin tamamında rahat hareket edebilirsiniz.
