İçindekiler
Sanal Ofis Nedir?
Sanal ofis, fiziksel bir alana gereksinim duymayanlara hitap eden ve esnek çalışma olanağı sağlayan bir modeldir. Söz konusu model, işyerinin sürekliliğini sağlayan maliyetlerden ve taahhütten sizi kurtarır. 7/24 aktif olmaya gerek duymayan şirketler için bu, eşsiz bir çözümdür. Bu ofisler özellikle küçük işletmeler ve uzaktan çalışma imkânına sahip şirketler için vazgeçilmez bir uygulamadır.
Vergi mükellefi olan çeşitli türden ticarî kuruluşlara sunulan bu pratik çözüm, pek çok avantajı da beraberinde getirir. Ofis sayesinde mekânsal faturalandırma gibi sabit masraflarla uğraşılmasına gerek kalmadan bir kuruluşun resmî adresi oluşturulabilir. Böylece evrak işleri gibi ekstra külfetlerden kurtulup bulut tabanlı bir sistem üzerinde kurulan sanal ofisinizin konforunu deneyimleyebilirsiniz.
Sanal Ofis Kullanım Alanları Nelerdir?
İşin gerçeği pek az insan hafta sonunda veya gece vaktinde ofiste zaman geçirir. Bu noktada sanal ofis kavramı devreye girer. Aynı zamanda bu ofis tipi, sosyalleşmeye ve kolektif çalışma ruhuna katkıda bulunabilir. Toplantı odası, konferans salonu, ortak çalışma alanı hemen hemen her ofiste mevcut. Ayrıca birtakım sanal ofis şirketlerinde dinlenme alanı, bahçe, teras ve kafeterya da bulunur.
Sanal Ofis ve Geleneksel Ofis Arasındaki Farklar Nelerdir?
Alışageldik ofis kavramını inovatif bir biçimde dönüştüren sanal ofis gitgide tercih edilmeye başlanan bir çözüm hâlini aldı. Bu ofis sistemi ile geleneksel alanın farkı şu şekilde ifade edilebilir:
- Maliyet: Sanal ofis fiyatları oldukça uygundur. Ayrıca bu ofis tipi fiziki bir mekânda konumlanmadığı için çeşitli gider kalemlerini doğal olarak azaltır. Bu sayede şirketin bütçesine belirgin bir katkı sağlanmış olunur. Sanal alanlar, geleneksel ofis tarzında geçerli olan ücretlendirmelerin önemli bir kısmından sizi kurtarır. Bu sayede tam zamanlı bir ofis alanı için ödeme yapmaz ve büyük oranda tasarruf sağlamış olursunuz. Aynı zamanda park yeri kiralama ve kamu hizmetleri için ek ödemelerle uğraşmak zorunda kalmazsınız.
- Fiziksel toplantı alanları: Geleneksel ofisler belirli toplantı alanlarına sahiptir ve bu nedenle iletişim yöntemleri yüz yüzedir. Buna karşın sanal ofislere internetin bulunduğu her lokasyondan erişilebilir ve bu husus önemli bir esneklik avantajı sağlar.
- Denetleme: Geleneksel ofislerde kamera ile çalışma ortamlarını 7/24 izlemek mümkündür. Sanal alanlarda ise bu gözetim ve denetleme mekanizması söz konusu değildir. Ancak bilgi verme ve raporlama yöntemleriyle uzaktan çalışma konusundaki pek çok eksiklik giderilebilir.
Sanal ve geleneksel ofis arasında belirli başlı farklar olsa da genel olarak işleyiş aynıdır. Özellikle start-up bir şirketseniz sizin için bu ofis türleri ideal olabilir.
Sanal Ofisler Hangi Hizmetleri Sunar?
Sanal çalışma alanlarının bünyesinde pek çok farklı hizmet mevcuttur. Çalışmalarınızı kesintisiz ve efektif olarak yapabilmenizi sağlayan söz konusu yeni nesil ofis sisteminde en temel ihtiyaçların kolaylıkla üstesinden gelebilirsiniz. Sanal çalışma alanlarının verdiği birtakım hizmetler aşağıdaki gibi sıralanabilir:
- Sabit adres: Kargo, fatura, posta ve benzeri hizmetlerden yararlanmak için bir sabit adrese ihtiyaç duyarsınız. Sanal ofisler resmî bir şirket konumunu temsil eden belirli bir adresinizin olmasını sağlar.
- Toplantı ofisleri: Birçok sanal ofiste masa ve koltuk gibi temel toplantı ekipmanlarının yer aldığı toplantı ofisleri bulunur. Bu ofislerde çalışanlarınızla bir araya gelebilir ve istişare edebilirsiniz.
- İnternet: Güçlü bir internet ve Wi-Fi ağı her ofisin olmazsa olmazıdır.
- Yeme/içme: Bazı sanal ofis firmaları çeşitli yeme/içme olanakları sunar. Böylece çalışanlarınız içecek dolabından, çay/kahve makinesinden ve ikramlardan yararlanabilir.
- Ortak çalışma ve dinlenme alanı: Birtakım sanal ofis kiralama servisi sunan firmalar, bünyelerinde ortak çalışma ve dinlenme alanı sunar. Bu alanlar kolektif bir çalışmanın yanında ara sıra mola verip gevşemenin avantajlarından yararlanmanızı sağlar.
- Çağrı hizmeti ve sekreterlik: Bazı sanal ofislerde telefonlarınızı yanıtlayan bir ekip sürekli hazır bulunur. Şirket adınıza çağrılarınızı yanıtlayan ekip, ana dilde ve tercihe göre yabancı dillerde aramaları organize eder.
- Teslim alma servisi: Genelde ek bir hizmet olsa da teslim alma pek çok sanal ofisin sunduğu harika bir hizmet. Bu hizmet kapsamında adresinize gönderilen kargo ve evraklarınız sonradan size iletilmek üzere teslim alınır.
- Temizlik: Temizlik servisi sunan sanal ofisler de pek çok bakımdan tercih sebebi. Söz konusu ofisler, gerek toplantı odaları gerek ortak komünite alanlarında maksimum hijyeni tesis eden bir temizlik rutinine sahiptir.
Yukarıdaki ve daha fazla hizmet sayesinde geleneksel ofisten oldukça farklıdır. Siz de kendinize uygun gördüğünüz ofis tipine karar vererek talep ettiğiniz hizmetler doğrultusunda seçim yapabilirsiniz.
Sanal Ofis Kiralama Süreci Nasıl İşler?
Bir sanal ofis kiralama süreci, fiili ofis kiralama süreciyle hemen hemen aynıdır. Öncelikle taraflar arasında, kiralık sözleşmesine denk düşen üyelik sözleşmesinde mutabık kalınır ve imzalar atılır. Ardından yasal tebligat adresinizi belgelemeniz gerekir. Kiralama yapacağınız firma, bu noktada size yer tahsis belgesi hazırlar. Akabinde Türk Ticaret Kanununun bir gereği olarak adresinizi yasal kılmak adına ofisiniz görevliler tarafından ziyaret edilir. Teftişi gerçekleştiren memurların teyiti ve onayıyla birlikte sanal ofis maliye sürecini de hallederek alanınızı kullanmaya başlayabilirsiniz.
Sanal ofis kiralarken kimlik fotokopisi ve ikametgâh belgenizi elinizin altında bulundurmalısınız. Eğer şahıs şirketini, sanal ofis çatısı altında kuruyorsanız gerekli Ticaret Unvan Sertifikası belgesini noterden düzenleyebilirsiniz.
Sanal Ofis Ücretleri ve Ödeme Seçenekleri Nelerdir?
Sanal ofislerde maliyetiniz aylık ve yıllık olarak faturalandırılır. Toplantı odası ve konferans salonu kullanımları ise genellikle faturaya ek olarak sonradan dâhil edilir. Toplantı odası ile konferans salonu kullanımları saatlik ve günlük olarak ücretlendirilebilir. Bu durumda söz konusu alanları ne kadar fazla kullanıyorsanız o kadar ücret ödersiniz. “Kullandığın kadar öde” modeli sanal ofislerde yaygın olarak tercih edilen bir ücretlendirme yöntemidir.
Sanal Ofis Sözleşmeleri ve İptal Koşulları Nelerdir?
Sanal ofis şirket kuruluşu için düzenlenen sözleşme genelde süresizdir ve yıllık olarak hazırlanır. Sözleşmenin iptal süreci ise genellikle bir ay önceden fesih talebinde bulunan şirketin ilgili firmaya bilgilendirme yapmasıyla gerçekleşir. Uzun vadeli kontratlar imzalanmadığı sürece sanal ofislerle ilgili iptal koşulları genellikle sorunsuzdur.
Sanal Ofis İşlemleriniz için Jestiyon’u Tercih Edin!
Sanal ofis, işletme sahipleri ve çalışanların dijital dünya üzerinden erişilebilir olmalarına imkân tanıyan bir sistem. Gerçek dünyada bir alan için masraf yapmanıza gerek kalmadan sanal ofiste işletmenizi kurabilir ve keyfinize bakabilirsiniz. Ofis işlemlerinizin üstesinden sorunsuzca gelmek ve optimum bir deneyim yaşamak için Jestiyon’u tercih edebilirsiniz.
